Optimisez les taux de réponse de vos évaluations de formations : 6 conseils à suivre

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Des évaluations pertinentes nécessitent des taux de réponses élevés : quel crédit accorder à une évaluation à laquelle plus d’un stagiaire sur deux n’aurait pas répondu ? Surtout lorsqu’on sait que ceux-là n’ont que rarement le même avis que les répondants…D’où la question cruciale des taux de retour : comment les maximiser ? Voici nos conseils en 6 points clés pour optimiser les taux des réponses d’une évaluation en ligne.

1.Soignez l’e-mail d’invitation

Écrivez un message percutant, pour éviter que votre mail ne finisse noyé dans la boîte de réception, mais en restant sobre, pour passer plus facilement les filtres anti-spam éventuels.
Pour cela, faites des phrases courtes, valorisez les verbes d’action et rassurez sur la durée du questionnaire. N’oubliez pas que l’email est la porte d’entrée de votre questionnaire, vous devez inciter à la franchir, sans en faire trop !

2.Travaillez le questionnaire

De ce qui peut paraître une corvée, faites en un plaisir : questionnaire ergonomique, esthétique travaillée, questions claires et bien posées, longueur limitée… Le confort du répondant est essentiel pour assurer un taux de retour élevé.
Autre avantage d’un questionnaire bien libellé : il donnera au répondant le sentiment d’exprimer une opinion fidèle à son point de vue. C’est une occasion précieuse de leur montrer que vous êtes à leur écoute.

3.Relancez… avec discernement

Malgré la bonne volonté des répondants, le temps peut leur manquer, et leur mémoire faire défaut… Mettez donc en place un système de relance efficace. Un ou deux e-mails de rappel stimuleront les bonnes volontés… tout en évitant les relances trop systématiques qui peuvent délégitimer la sollicitation : évitez par exemple de « harceler » un stagiaire alors qu’il est en congés …
Pour les plus en retard, usez du téléphone : inciter oralement à répondre au questionnaire, c’est une occasion précieuse de faire la pédagogie de la démarche d’évaluation et accompagner ceux qui rencontrent des difficultés techniques. Mais surtout, votre appel démontrera l’importance que l’entreprise accorde à l’évaluation de formation.

4.Repérez les cas particuliers

Départs en vacances, erreurs d’e-mail, inscriptions en retard… Voilà quelques raisons qui font que l’invitation à participer n’est jamais lue voire reçue par le stagiaire et son manager. Assurer un taux de retour important à l’évaluation, c’est d’abord s’assurer qu’un maximum de stagiaires reçoit l’invitation. Traquez donc les cas particuliers (et gérez les !), car aucun système automatique ne pourra le faire à votre place.

5.Valorisez l’avis des répondants

Ce qui est vrai pour n’importe quelle enquête l’est a fortiori pour une évaluation de formation : la plus grande incitation à répondre, c’est de savoir que son avis compte et importe. Alors dites-leur ! Que ce soit avant pendant ou après la formation, les occasions sont nombreuses de valoriser l’avis des personnes interrogées.
Mieux que leur dire, montrez que leurs réponses importent : partagez certains résultats avec eux, communiquez les changements mis en place suite aux évaluations, répondez aux questions qu’ils peuvent se poser…
Valoriser les avis des stagiaires, c’est le levier numéro un pour booster vos taux de retour.

6.Respectez les personnes interrogées

Il suffit de quelques principes simples pour faire comprendre aux personnes interrogées que cette évaluation n’est pas « un spam de plus ». En voici quelques-uns : relancez les à bon escient, laissez aux managers la possibilité de répondre en une fois si plusieurs membres de son équipe ont assisté à la même formation, répondez rapidement aux problèmes qu’ils signalent ou aux questions qu’ils vous posent… Ces marques de considération les inciteront naturellement à répondre.

Par Andrew Maho

Andrew Maho est diplômé de l’ENSAI (Ecole Nationale de la Statistique et de l’Analyse de l’Information). Il est également titulaire d’un Mastère Spécialisé en Marketing de l’ESCP Europe.
Précédemment, Andrew Maho a exercé ses responsabilités en tant que Directeur Scientifique chez TNS Sofres et en tant que Directeur des Analyses chez Emnos (Cabinet de conseil spécialisé dans la connaissance client).
Il a également conçu et animé de nombreuses formations dans le monde professionnel des études marketing ainsi qu’à Sciences Po Paris